الطمأنينة
العروض قابلة للمقارنة، والاستلام ليس خلافًا حول الانطباعات.
متطلبات مكتوبة بلغة عملياتكم، قبل أن تطرحوا مناقصة أو ترسلوا طلبًا لتقديم العروض. فهي تجعل العروض قابلة للمقارنة، وتتيح لكم لاحقًا محاسبة المورّد.
أسئلة يجدر أن تعرفوا جوابها.
إذا كان الجواب عن أحدها «لا نعرف»، ففي هذا بالذات يمكنني أن أساعد. أطرح الأسئلة على مجالس الإدارة وأمناء السر والمحافظين ورؤساء الشركات، قبل أن تُتَّخذ القرارات وتبدأ الأموال بالتدفق.
- هل نستطيع أن نصف للمورّد ما ينبغي أن يفعله النظام بحيث يمكن التحقق منه؟
- أي سيناريوهات عملنا اليومي يجب أن تعمل دون أي استثناء؟
- ماذا سيحدث لبياناتنا، وكيف نخرج من العقد حين نريد تغيير المورّد؟
- بأي سرعة وبأي حجم من البيانات ينبغي أن يعمل النظام؟
ما الذي تكسبونه.
نتائج أفضل
تحصلون على ما تحتاجونه، لا على ما يملكه المورّد في قالبه الجاهز.
مزالق وأخطاء أقل
تعديلات أقل بعد التشغيل، لأن المتطلبات دُوِّنت قبل التطبيق لا بعده.
كلفة الخطأ في هذه المرحلة. المتطلبات غير الدقيقة تعني ملاحق للعقد وتعديلات بعد التشغيل وخلافات حول الاستلام. والمستشار يكلّف عادةً أقل من تقنية واحدة أُسيء اختيارها، أو مورّد واحد غير مناسب، أو فخّ واحد في العقد.
المتطلبات هي عملة الحوار مع المورّد.
حين تُكتب بلغة عملياتكم قبل أن تطرحوا مناقصة أو ترسلوا طلبًا لتقديم العروض، تصبح العروض قابلة للمقارنة، ويمكنكم لاحقًا محاسبة المورّد. وهذه أهم كفاءاتي: أترجم احتياجات المؤسسة إلى متطلبات أعمال وسيناريوهات ومعايير استلام.
ما الذي تحصلون عليه.
- مقابلات، وخرائط للعمليات، ونموذج للبيانات، والتكاملات، وسيناريوهات الاختبار.
- وقبل كل شيء، إجابة عن سؤال: ما الذي يُعَدّ نجاحًا للتطبيق؟ لماذا نقوم بذلك، وما النتائج التي نتوقعها؟
- حين تكون لدى الإدارة فكرة ولا يتسع وقتها لصياغتها: تصوّر أو نموذج أولي بعد محادثة واحدة، في غضون يومين تقريبًا.
كيف أعمل في هذه المرحلة.
- مقابلات وخرائط عملياتمع من يعملون في العملية ومع أصحاب العمليات. ينتج عن ذلك وصف للحالة الراهنة والمنشودة.
- المتطلبات والسيناريوهاتنموذج البيانات، والتكاملات، والشاشات، والإشعارات، والقواعد، وسيناريوهات الاختبار، ومعها متطلبات سهولة العمل والسرعة وحجم البيانات.
- معايير الاستلاممعايير قابلة للتحقق تعرفون بها أن النظام يعمل كما أُريد له. يحصل عليها المورّد قبل تقديم العرض لا بعد التطبيق.
«يحسن ترجمة الاتجاه العام للتغيير إلى أسئلة ينبغي طرحها على كل وحدة، ومتطلبات يجب الاتفاق عليها، وقرارات ينبغي أن تتخذها الإدارة العليا.»
كفاءتي في هذه المرحلة.
أحوّل المشكلات التي يبلغ عنها مستخدمو الأعمال إلى لغة يفهمها عالم تقنية المعلومات، وإمكانات التقنية إلى لغة قرارات الإدارة.
التحول الرقمي وإدارة التغيير.
هذه هي الكفاءة الجوهرية التي تربط جميع المراحل: أكثر من 20 عامًا من العمل في مؤسسات عديدة، من جانب الجهة المتعاقدة.
أسئلة شائعة حول هذه المرحلة.
لماذا نكتب المتطلبات قبل طرح المناقصة؟
بفضلها تصبح العروض قابلة للمقارنة ويمكن محاسبة المورّد. وبدونها تقارنون وعودًا، ويقوم الاستلام على انطباع عام.
ماذا لو لم يكن لدى الإدارة وقت لصياغتها؟
يكفي نحو 15 دقيقة من الحديث. وأعود بتصوّر أو نموذج أولي في نحو يومين، يمكن أن يُقيَّم الاتجاه على أساسه قبل أن يولّد المشروع أول كلفة.
لنتحدث عن هذه المرحلة.
المحادثة الأولى مدتها 30 دقيقة ولا تكلّف شيئًا. أردّ خلال يومي عمل.