Lugn
Anbuden går att jämföra, och leveransgodkännandet blir ingen strid om intryck.
Krav skrivna på era processers språk, innan ni går ut med en upphandling eller skickar en offertförfrågan. Tack vare dem går anbuden att jämföra, och leverantören går att hålla ansvarig senare.
Frågor det är värt att kunna svara på.
Om svaret på någon av dem är ”vi vet inte”, är det just här jag kan hjälpa till. Jag ställer frågorna till styrelser, kommundirektörer, landsdelschefer (starosta) och vd:ar innan besluten fattas och pengarna börjar rulla.
- Kan vi beskriva för leverantören vad systemet ska göra så att det går att kontrollera?
- Vilka scenarier ur vårt dagliga arbete måste fungera utan undantag?
- Vad händer med våra data, och hur kommer vi ur avtalet den dag vi vill byta leverantör?
- Hur snabbt och med vilken datamängd ska systemet fungera?
Vad ni får ut av det.
Bättre resultat
Ni får det ni behöver, inte det som leverantören har i sin mall.
Färre grund och misstag
Färre rättelser efter driftstart, eftersom kraven skrevs före införandet och inte efter.
Kostnaden för ett misstag i det här steget. Otillräckligt preciserade krav leder till tilläggsavtal, rättelser efter driftstart och tvister om leveransgodkännandet. En rådgivare kostar vanligtvis mindre än en felvald teknik, en olämplig leverantör eller en fälla i avtalet.
Krav är valutan i samtalet med leverantören.
Skrivna på era processers språk, innan ni går ut med en upphandling eller skickar en offertförfrågan, gör de att anbuden går att jämföra och att leverantören går att hålla ansvarig senare. Det är min viktigaste kompetens: jag översätter organisationens behov till affärskrav, scenarier och kriterier för leveransgodkännande.
Vad ni får.
- Intervjuer, processkartor, en datamodell, integrationer och testscenarier.
- Framför allt ett svar på frågan om vad som räknas som framgång för införandet: varför vi gör det här och vilka resultat vi förväntar oss.
- När ledningen har en idé men inte tid att skriva ner den: ett koncept eller en prototyp efter ett enda samtal, på ungefär 2 dagar.
Så arbetar jag i det här steget.
- Intervjuer och processkartorMed dem som arbetar i processen och med processägarna. Resultatet är en beskrivning av nuläget och det önskade läget.
- Krav och scenarierDatamodell, integrationer, vyer, aviseringar, regler och testscenarier, även krav på användbarhet, snabbhet och datavolym.
- Kriterier för leveransgodkännandeKontrollerbara kriterier som visar att systemet fungerar som det var tänkt. Leverantören får dem före anbudet, inte efter införandet.
”Han kan översätta en övergripande färdriktning för förändringarna till frågor som måste ställas till de enskilda enheterna, krav som måste samordnas och beslut som bör fattas av ledningen.”
Min kompetens i det här steget.
Problemen som affärsanvändarna rapporterar översätter jag till ett språk som IT-världen förstår, och teknikens möjligheter till ett språk för ledningens beslut.
Digital transformation och förändringsledning.
Det är den nyckelkompetens som binder samman alla steg: över 20 års arbete i många organisationer, på beställarens sida.
Vanliga frågor om det här steget.
Varför skriva ner kraven före upphandlingen?
Tack vare dem går anbuden att jämföra och leverantören att hålla ansvarig. Utan dem jämför ni löften, och leveransgodkännandet vilar på ett allmänt intryck.
Vad om ledningen inte har tid att skriva ner dem?
Det räcker med ett samtal på ungefär 15 minuter. Jag återkommer med ett koncept eller en prototyp efter ungefär två dagar, som riktningen kan bedömas på innan projektet har skapat sin första kostnad.
Låt oss prata om det här steget.
Det första samtalet varar 30 minuter och kostar ingenting. Jag svarar inom 2 arbetsdagar.