Ro
Tilbudene kan sammenlignes, og overtakelsen blir ikke en strid om inntrykk.
Krav skrevet på språket til prosessene deres, før dere lyser ut en konkurranse eller ber om tilbud. Med dem kan tilbudene sammenlignes, og leverandøren kan holdes ansvarlig senere.
Spørsmål det er verdt å kunne svare på.
Hvis svaret på noen av dem er «vi vet ikke», er det nettopp her jeg kan hjelpe. Jeg stiller spørsmålene til styrer, administrasjonssjefer, distriktssjefer (starosta) og administrerende direktører før beslutningene tas og pengene begynner å rulle.
- Klarer vi å beskrive for leverandøren hva systemet skal gjøre, slik at det kan kontrolleres?
- Hvilke scenarioer fra det daglige arbeidet vårt må fungere uten unntak?
- Hva skjer med dataene våre, og hvordan går vi ut av avtalen den dagen vi vil bytte leverandør?
- Hvor raskt og med hvilken datamengde skal systemet fungere?
Hva dere får ut av det.
Bedre resultater
Dere får det dere trenger, ikke det leverandøren har i sin mal.
Færre skjær og feil
Færre rettelser etter oppstart, fordi kravene ble skrevet før innføringen og ikke etter den.
Kostnaden ved en feil på dette stadiet. Upresise krav gir tilleggsavtaler, rettelser etter oppstart og tvister om overtakelsen. En rådgiver koster vanligvis mindre enn én feilvalgt teknologi, én uegnet leverandør eller én felle i en kontrakt.
Kravene er valutaen i samtalen med leverandøren.
Når de er skrevet på språket til prosessene deres, før dere lyser ut en konkurranse eller ber om tilbud, kan tilbudene sammenlignes og leverandøren holdes ansvarlig senere. Dette er min viktigste kompetanse: Jeg omsetter organisasjonens behov til forretningskrav, scenarioer og overtakelseskriterier.
Hva dere får.
- Intervjuer, prosesskart, datamodell, integrasjoner og testscenarioer.
- Først og fremst et svar på spørsmålet om hva som er suksesskriteriet for innføringen: hvorfor vi gjør dette, og hvilke resultater vi forventer.
- Når ledelsen har en idé, men ikke tid til å skrive den ut: et konsept eller en prototype etter én samtale, på ca. 2 dager.
Slik arbeider jeg på dette stadiet.
- Intervjuer og prosesskartMed dem som jobber i prosessen, og med prosesseierne. Resultatet er en beskrivelse av dagens og ønsket situasjon.
- Krav og scenarioerDatamodell, integrasjoner, visninger, varsler, regler og testscenarioer, også krav til brukervennlighet, hastighet og datamengde.
- OvertakelseskriterierKriterier som kan kontrolleres, og som viser dere at systemet virker slik det skulle. Leverandøren får dem før tilbudet, ikke etter innføringen.
«Han kan oversette en overordnet retning for endringene til spørsmål som må stilles til de enkelte enhetene, krav som må avklares og beslutninger som bør tas av ledelsen.»
Min kompetanse på dette stadiet.
Problemene som forretningsbrukerne melder, oversetter jeg til et språk IT-verdenen forstår, og teknologiens muligheter til et språk som ledelsen bruker når den skal bestemme seg.
Digital transformasjon og endringsledelse.
Dette er nøkkelkompetansen som binder alle etappene sammen: over 20 års arbeid i mange organisasjoner, på oppdragsgiverens side.
Vanlige spørsmål om denne etappen.
Hvorfor skrive ned kravene før anskaffelsesprosessen?
Med dem kan tilbudene sammenlignes og leverandøren holdes ansvarlig. Uten dem sammenligner dere løfter, og overtakelsen hviler på et alminnelig inntrykk.
Hva hvis ledelsen ikke har tid til å skrive dem ut?
Det holder med en samtale på omtrent 15 minutter. Jeg kommer tilbake med et konsept eller en prototype om omtrent to dager, som retningen kan vurderes på før prosjektet har skapt sin første kostnad.
La oss snakke om denne etappen.
Den første samtalen varer 30 minutter og koster ingenting. Jeg svarer innen 2 virkedager.