Ro
Før pengene begynner å rulle, vet dere hva dere vil, og hvordan dere skal kjenne igjen suksess.
Interne workshoper der vi finner ut hva organisasjonen virkelig trenger. Ofte får jeg det fram med enkle spørsmål: Hva er definisjonen på suksess? Når vil prosjektet bli vurdert som vellykket? Bedrifter og offentlige etater hopper svært ofte over dette, enten fordi de tror de allerede vet alt, eller fordi de rett og slett ikke har tid til dypere spørsmål. Det er en av de vanligste årsakene til problemer i prosjekter.
Spørsmål det er verdt å kunne svare på.
Hvis svaret på noen av dem er «vi vet ikke», er det nettopp her jeg kan hjelpe. Jeg stiller spørsmålene til styrer, administrasjonssjefer, distriktssjefer (starosta) og administrerende direktører før beslutningene tas og pengene begynner å rulle.
- Hva nøyaktig skal endre seg i folks arbeid for at vi skal regne dette prosjektet som vellykket?
- Hva koster oss tid, feil eller nerver i dag, og hvordan vet vi det?
- Er det vi ber leverandøren om, et mål, eller bare den første ideen til en løsning?
- Hvem i organisasjonen kjenner denne prosessen best, og var vedkommende med ved bordet?
Hva dere får ut av det.
Bedre resultater
Dere kjøper en løsning på sitt eget problem, ikke det systemet som tilfeldigvis kom med et tilbud.
Færre skjær og feil
Noen ganger viser det seg at en endret rutine er nok, og dere sparer hele innkjøpet.
Kostnaden ved en feil på dette stadiet. Å kjøpe en løsning på feil problem koster hele innføringen og måneder med folks arbeid. En rådgiver koster vanligvis mindre enn én feilvalgt teknologi, én uegnet leverandør eller én felle i en kontrakt.
Før dere velger system, må dere finne ut hva dere virkelig trenger.
Ønsket om et bestemt system er ofte en første idé, ikke selve målet. På workshopene spør jeg først om målet og definisjonen av suksess, og først deretter om løsningen. Noen ganger blir konklusjonen at et nytt system ikke trengs, og at en endret rutine er nok.
Hva dere får.
- Workshoper med ledelsen og de medarbeiderne som jobber i prosessen til daglig: mål, forventninger, begrensninger.
- En definisjon av suksess og kriteriene som viser dere at prosjektet har lyktes.
- En beskrivelse av hva som ikke fungerer i dag, og av hvordan framtiden skal se ut.
- Innspill til kravene eller til en markedsundersøkelse – eller en beslutning om at det ikke trengs et nytt system.
Slik arbeider jeg på dette stadiet.
- Samtaler før workshopenMed ledelsen og de medarbeiderne som jobber i prosessen til daglig. Jeg får oversikt over mål, begrensninger og det som ikke fungerer i dag.
- WorkshopMed enkle spørsmål får jeg fram definisjonen av suksess og kriteriene for ferdig. Underveis blir jeg kjent med organisasjonskulturen og med brukernes egenart.
- KonklusjonerEn beskrivelse av dagens situasjon og ønsket framtid, suksesskriterier og en beslutning: krav, markedsundersøkelse eller å la være å innføre et nytt system.
Typer løsninger vi vurderer.
Før et produktnavn blir nevnt, finner vi ut hvilken type løsning som passer til prosessen. Noen ganger er en endret rutine nok.
Spørsmålene jeg starter med
- Hvordan ser en ideell framtid ut for dere?
- Hva fungerer ikke for dere i dag?
- Hvorfor gjør vi dette?
- Hva er definisjonen på ferdig (definition of done)?
- Ut fra hvilke kriterier skal vi vurdere at prosjektet er en suksess?
Svært få organisasjoner stiller seg selv disse spørsmålene. Som regel begynner de rett på å lete etter et firma som ser ut til å ha et system «for det». Det er en sikker vei til å kaste bort tid og penger. En ekstern rådgiver med bred markedskunnskap navigerer, stiller de riktige spørsmålene og leder organisasjonen den veien som er best for den – ikke for leverandøren. Slik unngår dere feil og reduserer risikoen før dere kjøper noe som helst. For vet vi egentlig nøyaktig hva forskjellen er mellom EZD, ECM, case management, DMS, workflow og BPM?
- Saks- og dokumentflytworkflow, når godkjenningsløpet og sporet av beslutninger er viktig
- No-code, low-code, pro-codenår prosessen er særegen for dere og kommer til å fortsette å endre seg
- RPAnår det trengs integrasjon og standardgrensesnitt ikke er tilgjengelige
- AIfra analytisk og generativ AI til orkestrerte agentbaserte systemer
- Et dokumenthåndteringssystemDMS, fordi det noen ganger er alt som trengs
- ECM og case managementvirksomhetssystemer for styring av alle typer innhold og saker
- CRM / SRMprosessbasert styring av relasjoner til kunder, leverandører og interessenter på tvers av kanaler
- Endring av rutinennår målet kan nås uten et nytt system
Min kompetanse på dette stadiet.
I over 20 år har jeg lært meg å stille spørsmål som avdekker det egentlige målet, og å skille mellom organisasjonens behov og den første ideen til et system.
Digital transformasjon og endringsledelse.
Dette er nøkkelkompetansen som binder alle etappene sammen: over 20 års arbeid i mange organisasjoner, på oppdragsgiverens side.
Vanlige spørsmål om denne etappen.
Må vi kjøpe et nytt system etter workshopene?
Nei. En av de mulige konklusjonene er at et nytt system ikke trengs, og at målet kan nås ved å endre rutinen.
Hvem deltar i workshopene?
Ledelsen og de medarbeiderne som jobber i den aktuelle prosessen til daglig. Ledelsens mål og forventninger setter vi opp mot brukernes erfaring.
La oss snakke om denne etappen.
Den første samtalen varer 30 minutter og koster ingenting. Jeg svarer innen 2 virkedager.