Tranquilidad
Antes de que empiece a fluir el dinero, saben lo que quieren y por qué reconocerán el éxito.
Talleres internos en los que determinamos qué necesita de verdad la organización. A menudo lo hago aflorar con preguntas sencillas: ¿cuál es la definición de éxito? ¿Cuándo se considerará que este proyecto ha salido bien? Empresas y administraciones se lo saltan con mucha frecuencia, porque creen que ya lo saben todo o sencillamente no tienen tiempo para preguntas de más calado. Es una de las causas más habituales de los problemas en los proyectos.
Las preguntas cuya respuesta conviene conocer.
Si la respuesta a alguna es «no lo sabemos», es justo ahí donde puedo ayudar. Se las planteo a consejos de dirección, secretarios, alcaldes y presidentes antes de que se tomen las decisiones y empiece a fluir el dinero.
- ¿Qué debe cambiar exactamente en el trabajo de las personas para que demos este proyecto por bueno?
- ¿Qué nos cuesta hoy tiempo, errores o disgustos, y cómo lo sabemos?
- Lo que le pedimos al proveedor, ¿es un objetivo o solo una primera idea de solución?
- ¿Quién en la organización conoce mejor este proceso y estaba a la mesa?
Qué gana usted con ello.
Mejores resultados
Compran la solución a su problema, y no el sistema que casualmente se presentó con una oferta.
Menos escollos y errores
A veces resulta que basta con cambiar un procedimiento, y se ahorran la compra entera.
El coste de un error en esta etapa. Comprar una solución para un problema mal planteado cuesta toda una implantación y meses de trabajo de las personas. Un asesor suele costar menos que una tecnología mal elegida, un proveedor inadecuado o una trampa en el contrato.
Antes de elegir un sistema, determinen qué necesitan de verdad.
La petición de un sistema concreto suele ser una primera idea, no el objetivo. En los talleres pregunto por el objetivo y por la definición de éxito, y solo después por la solución. A veces la conclusión es que no hace falta un sistema nuevo y basta con cambiar un procedimiento.
Qué obtiene usted.
- Talleres con la dirección y con quienes trabajan a diario en el proceso: objetivos, expectativas, limitaciones.
- Una definición de éxito y los criterios que le dirán que el proyecto ha funcionado.
- Una descripción de lo que hoy no funciona y de cómo debería ser el futuro.
- Conclusiones para los requisitos o para una consulta al mercado, o bien la decisión de que no hace falta un sistema nuevo.
Cómo trabajo en esta etapa.
- Conversaciones previas al tallerCon la dirección y con quienes trabajan a diario en el proceso. Conozco los objetivos, las limitaciones y lo que hoy no funciona.
- TallerCon preguntas sencillas hago aflorar la definición de éxito y los criterios de finalización. De paso, reconozco la cultura de la organización y las particularidades de los usuarios.
- ConclusionesUna descripción del estado actual y del futuro deseado, los criterios de éxito y una decisión: requisitos, consulta al mercado o renuncia a un sistema nuevo.
Los tipos de solución que consideramos.
Antes de que se pronuncie el nombre de un producto, comprobamos qué tipo de solución encaja con el proceso. A veces basta con cambiar un procedimiento.
Las preguntas con las que empiezo
- ¿Cómo imagina un futuro ideal?
- ¿Qué es lo que hoy no funciona?
- ¿Para qué lo hacemos?
- ¿Qué consideraremos trabajo terminado (definition of done)?
- ¿Con qué criterios diremos que este proyecto ha sido un éxito?
Pocas organizaciones se hacen estas preguntas. Lo habitual es buscar directamente una empresa que parece tener un sistema «para eso». Es el camino más corto para perder tiempo y dinero. Un asesor externo con un amplio conocimiento del mercado marca el rumbo, plantea las preguntas adecuadas y guía a la organización por el camino que más le conviene a ella, no al proveedor. Así evita errores y reduce riesgos antes de comprar nada. Al fin y al cabo, ¿sabemos realmente qué diferencia hay entre EZD, ECM, case management, DMS, workflow y BPM?
- Circuito de expedientes y documentosworkflow, cuando importan la ruta de aprobación y la trazabilidad de las decisiones
- No-code, low-code, pro-codecuando el proceso es singular y irá cambiando
- RPAcuando hace falta una integración y no hay interfaces estándar disponibles
- IAdesde la analítica y la generativa hasta los sistemas de agentes con orquestación
- Un sistema de gestión documentalDMS, porque a veces con eso basta
- ECM y case managementsistemas corporativos para gestionar todo tipo de contenidos y expedientes
- CRM / SRMgestión multicanal y por procesos de la relación con clientes, proveedores y partes interesadas
- Cambiar el procedimientocuando para alcanzar el objetivo no hace falta un sistema nuevo
Mi competencia en esta etapa.
En más de 20 años he aprendido a hacer las preguntas que revelan el objetivo real y a distinguir la necesidad de la organización de la primera idea de sistema.
Transformación digital y gestión del cambio.
Es la competencia clave que une todas las etapas: más de 20 años de trabajo en numerosas organizaciones, del lado del cliente.
Preguntas más frecuentes sobre esta etapa.
¿Tenemos que comprar un sistema nuevo después de los talleres?
No. Una de las conclusiones posibles es que no hace falta un sistema nuevo y que el objetivo se puede alcanzar cambiando un procedimiento.
¿Quién participa en los talleres?
La dirección y las personas que trabajan a diario en el proceso en cuestión. Contrastamos los objetivos y las expectativas de la dirección con la experiencia de los usuarios.
Hablemos de esta etapa.
La primera conversación dura 30 minutos y no cuesta nada. Respondo en 2 días laborables.