Mielenrauha
Ennen kuin raha liikkuu, tiedätte, mitä haluatte ja mistä tunnistatte onnistumisen.
Sisäisiä työpajoja, joissa selvitämme, mitä organisaatio todella tarvitsee. Saan sen usein esiin yksinkertaisilla kysymyksillä: mikä on onnistumisen määritelmä? Milloin tämä hanke katsotaan onnistuneeksi? Yritykset ja virastot ohittavat tämän hyvin usein, koska ne uskovat jo tietävänsä kaiken tai koska niillä ei yksinkertaisesti ole aikaa syvällisempiin kysymyksiin. Se on yksi yleisimmistä hankkeiden ongelmien syistä.
Kysymykset, joihin kannattaa tietää vastaus.
Jos vastaus johonkin niistä on ”emme tiedä”, juuri tässä voin auttaa. Esitän kysymykset johtokunnille, kunnanjohtajille, starostoille (piirin johtajille) ja toimitusjohtajille ennen kuin päätökset tehdään ja raha alkaa virrata.
- Mikä työssä tarkalleen muuttuu, jotta pidämme tätä hanketta onnistuneena?
- Mikä maksaa meille tänään aikaa, virheitä tai hermoja, ja mistä tiedämme sen?
- Onko se, mitä toimittajalta pyydämme, tavoite vai vain ensimmäinen ajatus ratkaisusta?
- Kuka organisaatiossa tuntee tämän prosessin parhaiten, ja oliko hän pöydän ääressä?
Mitä te siitä saatte.
Parempia tuloksia
Ostatte ratkaisun omaan ongelmaanne, ette järjestelmää, joka sattui tarjoutumaan.
Vähemmän karikoita ja virheitä
Joskus käy ilmi, että menettelyn muutos riittää, ja säästätte koko hankinnan.
Virheen hinta tässä vaiheessa. Väärään ongelmaan ostettu ratkaisu maksaa koko käyttöönoton ja ihmisten kuukausien työn. Neuvonantaja maksaa yleensä vähemmän kuin yksi väärin valittu teknologia, yksi sopimaton toimittaja tai yksi ansa sopimuksessa.
Ennen kuin valitsette järjestelmän, selvittäkää, mitä todella tarvitsette.
Pyyntö tietystä järjestelmästä on usein ensimmäinen ajatus eikä varsinainen tavoite. Työpajoissa kysyn tavoitetta ja onnistumisen määritelmää ja vasta sen jälkeen ratkaisua. Joskus johtopäätös on, ettei uutta järjestelmää tarvita, vaan menettelyn muutos riittää.
Mitä saatte.
- Työpajat johdon ja prosessissa päivittäin työskentelevien ihmisten kanssa: tavoitteet, odotukset, rajoitteet.
- Onnistumisen määritelmä ja kriteerit, joista tunnistatte hankkeen onnistuneen.
- Kuvaus siitä, mikä tänään ei toimi, ja siitä, miltä tulevaisuuden pitäisi näyttää.
- Lähtötiedot vaatimuksiin tai markkinaselvitykseen tai päätös siitä, että uutta järjestelmää ei tarvita.
Miten työskentelen tässä vaiheessa.
- Keskustelut ennen työpajaaJohdon ja prosessissa päivittäin työskentelevien ihmisten kanssa. Selvitän tavoitteet, rajoitteet ja sen, mikä tänään ei toimi.
- TyöpajaYksinkertaisilla kysymyksillä saan esiin onnistumisen määritelmän ja valmistumisen kriteerit. Samalla tunnistan organisaation kulttuurin ja käyttäjien erityispiirteet.
- JohtopäätöksetKuvaus nykytilasta ja halutusta tulevaisuudesta, onnistumisen kriteerit sekä päätös: vaatimukset, markkinaselvitys tai luopuminen uudesta järjestelmästä.
Ratkaisutyypit, joita harkitsemme.
Ennen kuin tuotteen nimi mainitaan, selvitämme, millainen ratkaisu sopii prosessiin. Joskus menettelyn muutos riittää.
Kysymykset, joista aloitan
- Millainen on teidän ihanteellinen tulevaisuutenne?
- Mikä teitä tänään hiertää?
- Miksi teemme tätä?
- Mikä on valmiin määritelmä (definition of done)?
- Minkä kriteerien perusteella katsomme tämän hankkeen onnistuneeksi?
Harva organisaatio kysyy itseltään näitä kysymyksiä. Yleensä se ryhtyy suoraan etsimään yritystä, jolla näyttää olevan järjestelmä ”juuri tähän”. Se on varma tapa haaskata aikaa ja rahaa. Ulkopuolinen neuvonantaja, jolla on laaja markkinatuntemus, luotsaa, kysyy oikeat kysymykset ja ohjaa organisaation polulle, joka on paras sille itselleen eikä toimittajalle. Näin vältätte virheet ja pienennätte riskejä ennen kuin ostatte mitään. Tiedämmekö sitä paitsi tarkalleen, mitä eroa on EZD:llä, ECM:llä, case managementilla, DMS:llä, workflow’lla ja BPM:llä?
- Asioiden ja asiakirjojen kulkuworkflow, kun hyväksymispolku ja päätösten jäljitettävyys ratkaisevat
- No-code, low-code, pro-codekun prosessi on juuri teille ominainen ja muuttuu jatkossakin
- RPAkun tarvitaan integraatiota eikä tavanomaisia rajapintoja ole saatavilla
- AIanalyyttisesta ja generatiivisesta tekoälystä orkestroituihin agenttijärjestelmiin
- AsiakirjanhallintajärjestelmäDMS, koska joskus se yksinkertaisesti riittää
- ECM ja case managementyritystason järjestelmät kaikenlaisen sisällön ja asioiden hallintaan
- CRM / SRMprosessilähtöinen ja monikanavainen asiakas-, toimittaja- ja sidosryhmäsuhteiden hallinta
- Menettelyn muuttaminenkun tavoitteen saavuttaminen ei edellytä uutta järjestelmää
Osaamiseni tässä vaiheessa.
Yli 20 vuodessa olen oppinut esittämään kysymyksiä, jotka paljastavat todellisen tavoitteen, ja erottamaan organisaation tarpeen ensimmäisestä ajatuksesta järjestelmäksi.
Digitaalinen muutos ja muutosjohtaminen.
Se on keskeinen osaaminen, joka yhdistää kaikki vaiheet: yli 20 vuotta työtä monissa organisaatioissa, tilaajan puolella.
Usein kysyttyä tästä vaiheesta.
Onko meidän pakko ostaa uusi järjestelmä työpajojen jälkeen?
Ei. Yksi mahdollisista johtopäätöksistä on, ettei uutta järjestelmää tarvita ja tavoite saavutetaan menettelyn muutoksella.
Ketkä osallistuvat työpajoihin?
Johto sekä ihmiset, jotka työskentelevät kyseisessä prosessissa päivittäin. Johdon tavoitteet ja odotukset asetetaan rinnakkain käyttäjien kokemuksen kanssa.
Keskustellaan tästä vaiheesta.
Ensimmäinen keskustelu kestää 30 minuuttia eikä maksa mitään. Vastaan 2 arkipäivän kuluessa.