Lugn
Innan pengarna börjar rulla vet ni vad ni vill ha och hur ni känner igen framgång.
Interna workshoppar där vi reder ut vad organisationen verkligen behöver. Ofta lockar jag fram det med enkla frågor: vad är definitionen av framgång? När kommer projektet att bedömas som lyckat? Företag och myndigheter hoppar mycket ofta över det här, antingen för att de tror att de redan vet allt eller för att de helt enkelt saknar tid för djupare frågor. Det är en av de vanligaste orsakerna till problem i projekt.
Frågor det är värt att kunna svara på.
Om svaret på någon av dem är ”vi vet inte”, är det just här jag kan hjälpa till. Jag ställer frågorna till styrelser, kommundirektörer, landsdelschefer (starosta) och vd:ar innan besluten fattas och pengarna börjar rulla.
- Vad exakt ska förändras i människors arbete för att vi ska se projektet som lyckat?
- Vad kostar oss tid, misstag eller nerver i dag, och hur vet vi det?
- Är det vi ber leverantören om ett mål, eller bara den första idén om en lösning?
- Vem i organisationen kan den här processen bäst, och var vederbörande med vid bordet?
Vad ni får ut av det.
Bättre resultat
Ni köper en lösning på ert eget problem, inte det system som råkade komma med ett anbud.
Färre grund och misstag
Ibland visar det sig att en ändrad rutin räcker, och ni sparar in hela inköpet.
Kostnaden för ett misstag i det här steget. Att köpa en lösning på fel problem kostar hela införandet och månader av människors arbete. En rådgivare kostar vanligtvis mindre än en felvald teknik, en olämplig leverantör eller en fälla i avtalet.
Innan ni väljer system ska ni ta reda på vad ni verkligen behöver.
En önskan om ett visst system är ofta en första idé, inte själva målet. På workshopparna frågar jag först efter målet och definitionen av framgång, och först därefter efter lösningen. Ibland blir slutsatsen att ett nytt system inte behövs och att en ändrad rutin räcker.
Vad ni får.
- Workshoppar med ledningen och de medarbetare som arbetar i processen varje dag: mål, förväntningar, begränsningar.
- En definition av framgång och de kriterier som visar att projektet har lyckats.
- En beskrivning av vad som inte fungerar i dag och av hur framtiden ska se ut.
- Underlag för kravställning eller en marknadsundersökning, eller ett beslut om att inget nytt system behövs.
Så arbetar jag i det här steget.
- Samtal före workshoppenMed ledningen och de medarbetare som arbetar i processen varje dag. Jag får grepp om mål, begränsningar och vad som inte fungerar i dag.
- WorkshopMed enkla frågor lockar jag fram definitionen av framgång och kriterierna för färdigt. På köpet lär jag känna organisationskulturen och användarnas särdrag.
- SlutsatserEn beskrivning av nuläget och önskad framtid, framgångskriterier och ett beslut: krav, marknadsundersökning eller avstående från ett nytt system.
Typer av lösningar som vi överväger.
Innan något produktnamn nämns tar vi reda på vilken typ av lösning som passar processen. Ibland räcker en ändrad rutin.
Frågorna jag börjar med
- Hur ser en idealisk framtid ut för er?
- Vad fungerar inte för er i dag?
- Varför gör vi det här?
- Vad är definitionen av färdigt (definition of done)?
- Utifrån vilka kriterier ska vi bedöma att projektet är en framgång?
Få organisationer ställer sig de här frågorna. Oftast börjar de genast leta efter ett företag som verkar ha ett system ”för det”. Det är en rak väg till bortkastad tid och bortkastade pengar. En extern rådgivare med bred kunskap om marknaden navigerar, ställer de rätta frågorna och leder organisationen längs den väg som är bäst för den, inte för leverantören. På så sätt undviker ni misstag och minskar risken innan ni köper något alls. För vet vi egentligen exakt vad som skiljer EZD, ECM, case management, DMS, workflow och BPM åt?
- Ärende- och dokumentflödeworkflow, när godkännandekedjan och spåret av besluten är viktiga
- No-code, low-code, pro-codenär processen är särskild och kommer att fortsätta förändras
- RPAnär det behövs integration och vanliga gränssnitt inte finns tillgängliga
- AIfrån analytisk och generativ AI till agentbaserade system med orkestrering
- DokumenthanteringssystemDMS, eftersom det ibland helt enkelt räcker
- ECM och case managementföretagssystem för hantering av alla slags innehåll och ärenden
- CRM / SRMprocessbaserad och flerkanalig hantering av relationer med kunder, leverantörer och intressenter
- Ändrad rutinnär målet kan nås utan ett nytt system
Min kompetens i det här steget.
Under över 20 år har jag lärt mig ställa frågor som blottlägger det verkliga målet och skilja organisationens behov från den första idén om ett system.
Digital transformation och förändringsledning.
Det är den nyckelkompetens som binder samman alla steg: över 20 års arbete i många organisationer, på beställarens sida.
Vanliga frågor om det här steget.
Måste vi köpa ett nytt system efter workshopparna?
Nej. En av de möjliga slutsatserna är att ett nytt system inte behövs och att målet kan nås genom en ändrad rutin.
Vilka deltar i workshopparna?
Ledningen och de medarbetare som arbetar i den aktuella processen varje dag. Ledningens mål och förväntningar ställer vi mot användarnas erfarenhet.
Låt oss prata om det här steget.
Det första samtalet varar 30 minuter och kostar ingenting. Jag svarar inom 2 arbetsdagar.