La sérénité
Avant que l’argent ne circule, vous savez ce que vous voulez et à quoi vous reconnaîtrez le succès.
Des ateliers internes au cours desquels nous établissons ce dont l’organisation a réellement besoin. J’y parviens souvent par des questions simples : quelle est la définition du succès ? Quand ce projet sera-t-il considéré comme réussi ? Les entreprises comme les administrations font très souvent l’impasse sur cette étape, soit parce qu’elles pensent déjà tout savoir, soit parce qu’elles n’ont tout simplement pas le temps d’approfondir. C’est l’une des causes les plus fréquentes des difficultés rencontrées dans les projets.
Les questions dont il vaut mieux connaître la réponse.
Si la réponse à l’une d’elles est « nous ne savons pas », c’est précisément là que je peux aider. Je pose ces questions aux directions, aux secrétaires généraux, aux starostes et aux présidents, avant que les décisions ne soient prises et que l’argent ne commence à circuler.
- Que doit-il changer exactement dans le travail des personnes pour que nous jugions ce projet réussi ?
- Qu’est-ce qui nous coûte aujourd’hui du temps, des erreurs ou de l’énergie, et comment le savons-nous ?
- Ce que nous demandons au fournisseur est-il un objectif, ou seulement une première idée de solution ?
- Qui, dans l’organisation, connaît le mieux ce processus, et était-il autour de la table ?
Ce que cela vous apporte.
De meilleurs résultats
Vous achetez la solution à votre problème, et non le système qui s’est trouvé se présenter avec une offre.
Moins d’écueils et d’erreurs
Il arrivera qu’un simple changement de procédure suffise, et vous économisez l’achat tout entier.
Le coût d’une erreur à cette étape. Acheter une solution à un problème mal posé coûte tout un déploiement et des mois de travail. Un conseiller coûte généralement moins cher qu’une seule technologie mal choisie, qu’un seul mauvais prestataire ou qu’un seul piège dans un contrat.
Avant de choisir un système, établissez ce dont vous avez réellement besoin.
La demande d’un système précis relève souvent d’une première idée plutôt que d’un objectif. Lors des ateliers, je pose la question de l’objectif et de la définition du succès, et seulement ensuite celle de la solution. Il arrive que la conclusion soit qu’aucun nouveau système n’est nécessaire et qu’un changement de procédure suffit.
Ce que vous obtenez.
- Des ateliers avec la direction et les personnes qui font vivre le processus au quotidien : objectifs, attentes, contraintes.
- Une définition du succès et les critères qui vous diront que le projet a réussi.
- Une description de ce qui ne fonctionne pas aujourd’hui et de ce à quoi l’avenir doit ressembler.
- Des éléments pour les exigences ou pour une étude de marché, ou la décision qu’aucun nouveau système n’est nécessaire.
Comment je travaille à cette étape.
- Échanges avant l’atelierAvec la direction et les personnes qui font vivre le processus au quotidien. Je prends connaissance des objectifs, des contraintes et de ce qui ne fonctionne pas aujourd’hui.
- AtelierPar des questions simples, je fais émerger la définition du succès et les critères d’achèvement. Je repère aussi, à cette occasion, la culture de l’organisation et la spécificité des utilisateurs.
- ConclusionsUne description de l’état actuel et de l’avenir souhaité, les critères de réussite et une décision : exigences, étude de marché ou renoncement à un nouveau système.
Les types de solutions que nous envisageons.
Avant qu’un nom de produit ne soit prononcé, nous vérifions quel type de solution convient au processus. Parfois, un changement de procédure suffit.
Les questions par lesquelles je commence
- À quoi ressemble, pour vous, un avenir idéal ?
- Qu’est-ce qui vous pèse aujourd’hui ?
- Pourquoi faisons-nous cela ?
- Quelle est notre définition de « terminé » (definition of done) ?
- Sur quels critères jugerons-nous que ce projet est une réussite ?
Rares sont les organisations qui se posent ces questions. Le plus souvent, elles cherchent d’emblée une entreprise qui semble avoir un système « pour ça ». C’est le plus sûr moyen de perdre du temps et de l’argent. Un conseiller externe doté d’une large connaissance du marché sait naviguer, pose les bonnes questions et guide l’organisation sur la voie la meilleure pour elle, et non pour le fournisseur. Vous évitez ainsi les erreurs et réduisez les risques avant même d’acheter quoi que ce soit. Car savons-nous vraiment ce qui distingue l’EZD, l’ECM, le case management, le DMS, le workflow et le BPM ?
- Circuit des dossiers et des documentsworkflow, lorsque le circuit de validation et la traçabilité des décisions comptent
- No-code, low-code, pro-codelorsque le processus vous est propre et continuera d’évoluer
- RPAlorsqu’une intégration est nécessaire et que les interfaces standard font défaut
- IAde l’IA analytique et générative jusqu’aux systèmes agentiques orchestrés
- Un système de gestion documentaireDMS, car parfois il n’en faut pas davantage
- ECM et case managementdes systèmes d’entreprise pour gérer tous types de contenus et de dossiers
- CRM / SRMune gestion multicanale et orientée processus des relations avec les clients, les fournisseurs et les parties prenantes
- Modifier la procédurelorsque l’objectif ne demande pas de nouveau système
Ma compétence à cette étape.
En plus de 20 ans, j’ai appris à poser les questions qui révèlent le véritable objectif, et à distinguer le besoin de l’organisation de la première idée de système.
Transformation numérique et conduite du changement.
C’est la compétence clé qui relie toutes les étapes : plus de 20 ans de travail dans de nombreuses organisations, du côté du maître d’ouvrage.
Les questions les plus fréquentes sur cette étape.
Faut-il acheter un nouveau système après les ateliers ?
Non. L’une des conclusions possibles est qu’aucun nouveau système n’est nécessaire et que l’objectif peut être atteint par un changement de procédure.
Qui participe aux ateliers ?
La direction et les personnes qui travaillent au quotidien dans le processus concerné. Nous confrontons les objectifs et les attentes de la direction à l’expérience des utilisateurs.
Parlons de cette étape.
Le premier échange dure 30 minutes et ne coûte rien. Je réponds sous 2 jours ouvrés.