안정감
돈이 움직이기 전에 무엇을 원하는지, 무엇으로 성공을 알아볼지 분명해집니다.
답을 알아 두면 좋은 질문들.
그중 어느 하나에 “모르겠습니다”라는 답이 나온다면, 바로 그 지점에서 제가 도울 수 있습니다. 결정이 내려지고 돈이 움직이기 전에 이사회, 사무총장, 군수, 대표이사에게 드리는 질문입니다.
- 이 프로젝트가 성공했다고 하려면, 사람들의 일에서 정확히 무엇이 바뀌어야 하는가?
- 지금 무엇이 우리의 시간과 실수와 신경을 앗아가고 있으며, 그것을 어떻게 아는가?
- 공급업체에 요청하는 것은 목표인가, 아니면 처음 떠오른 해결책에 불과한가?
- 조직에서 이 프로세스를 가장 잘 아는 사람은 누구이며, 그가 논의 자리에 있었는가?
그래서 얻는 것.
더 나은 성과
마침 제안서를 들고 찾아온 시스템이 아니라, 귀 조직의 문제를 푸는 해법을 구매하게 됩니다.
더 적은 암초와 실수
때로는 절차를 바꾸는 것으로 충분하다는 결론이 나오고, 그러면 구매 전체를 아끼게 됩니다.
이 단계에서 실수의 비용. 엉뚱한 문제에 맞춘 해법을 구매하면 도입 전체와 구성원 몇 달 치의 노동이 비용으로 돌아옵니다. 자문가에게 드는 비용은 대개 잘못 고른 기술 하나, 맞지 않는 공급업체 하나, 계약 속 함정 하나보다 적습니다.
시스템을 고르기 전에, 정말 필요한 것이 무엇인지부터 정하십시오.
특정 시스템을 달라는 요청은 목표가 아니라 처음 떠오른 생각인 경우가 많습니다. 워크숍에서 저는 먼저 목표와 성공의 정의를 묻고, 그다음에 해법을 묻습니다. 때로는 새 시스템이 필요 없고 절차를 바꾸는 것으로 충분하다는 결론이 나옵니다.
받으시는 것.
- 경영진 및 매일 해당 프로세스에서 일하는 구성원과의 워크숍: 목표, 기대, 제약 조건.
- 성공의 정의와 프로젝트가 성과를 거두었는지 판단할 기준.
- 지금 무엇이 문제인지, 그리고 앞으로 어떤 모습이어야 하는지에 대한 기술.
- 요구사항 정의나 시장 조사를 위한 시사점, 또는 새 시스템이 필요 없다는 결정.
이 단계에서 제가 일하는 방식.
- 워크숍 전 대화경영진 및 매일 해당 프로세스에서 일하는 구성원과 대화합니다. 목표, 제약 조건, 지금 무엇이 문제인지 파악합니다.
- 워크숍단순한 질문으로 성공의 정의와 완료 기준을 끌어냅니다. 그 과정에서 조직 문화와 사용자의 특성도 파악합니다.
- 시사점현재 상태와 바람직한 미래에 대한 기술, 성공 기준, 그리고 결정: 요구사항 정의, 시장 조사, 또는 새 시스템 포기.
우리가 검토하는 해법의 종류.
제품 이름이 나오기 전에, 어떤 종류의 해법이 이 프로세스에 맞는지부터 확인합니다. 때로는 절차를 바꾸는 것으로 충분합니다.
제가 가장 먼저 던지는 질문
- 이상적인 미래를 어떻게 그리십니까?
- 지금 가장 힘든 점은 무엇입니까?
- 우리는 왜 이 일을 합니까?
- 무엇이 완료의 정의(definition of done)입니까?
- 어떤 기준에 따라 이 프로젝트가 성공했다고 판단합니까?
이런 질문을 스스로에게 던지는 조직은 드뭅니다. 보통은 곧바로 “그 일에 맞는” 시스템을 가진 것처럼 보이는 회사를 찾습니다. 시간과 돈을 낭비하기 쉬운 길입니다. 시장에 대한 폭넓은 지식을 갖춘 외부 자문가는 길잡이가 되어 올바른 질문을 던지고, 공급업체가 아니라 조직에 가장 좋은 길로 이끕니다. 그렇게 하면 무엇이든 구매하기 전에 실수를 피하고 위험을 줄일 수 있습니다. EZD, ECM, Case Management, DMS, Workflow, BPM의 차이를 우리가 정확히 알고 있을까요?
- 사건 및 문서 흐름워크플로: 승인 경로와 결정의 흔적이 중요할 때
- 노코드, 로우코드, 프로코드프로세스가 특수하고 계속 바뀔 때
- RPA연동이 필요한데 일반적인 인터페이스를 쓸 수 없을 때
- AI/SI분석형, 생성형에서 오케스트레이션을 갖춘 에이전트 시스템까지
- 문서 관리 시스템DMS: 때로는 이것만으로 충분할 때
- ECM 및 Case Management모든 종류의 콘텐츠와 사건을 관리하는 기업용 시스템
- CRM / SRM고객, 공급업체, 이해관계자와의 관계를 프로세스 중심으로, 여러 채널에 걸쳐 관리
- 절차 변경목표를 이루는 데 새 시스템이 필요 없을 때
이 단계에서의 제 역량.
20년 넘게 일하며 진짜 목표를 드러내는 질문을 던지는 법, 그리고 조직의 필요와 처음 떠오른 시스템 아이디어를 구분하는 법을 익혔습니다.
이 단계에 관해 가장 많이 받는 질문.
워크숍을 마치면 새 시스템을 반드시 구매해야 합니까?
아닙니다. 가능한 결론 중 하나는 새 시스템이 필요 없고, 절차를 바꾸는 것으로 목표를 이룰 수 있다는 것입니다.
워크숍에는 누가 참여합니까?
경영진과 매일 해당 프로세스에서 일하는 구성원입니다. 경영진의 목표와 기대를 사용자의 경험과 나란히 놓고 대조합니다.