Nyugalom
Mielőtt elindul a pénz, tudják, mit akarnak, és miről ismerik fel a sikert.
Belső workshopok, amelyeken kidolgozzuk, mire van a szervezetnek ténylegesen szüksége. Gyakran egyszerű kérdésekkel hozom felszínre: mi a siker definíciója? Mikor tekintjük ezt a projektet sikeresnek? A cégek és a hivatalok ezt nagyon gyakran kihagyják, vagy mert úgy gondolják, hogy már mindent tudnak, vagy mert egyszerűen nincs idejük a mélyebb kérdésekre. Ez a projektekben felmerülő problémák egyik leggyakoribb oka.
Kérdések, amelyekre érdemes tudni a választ.
Ha bármelyikre az a válasz, hogy „nem tudjuk”, éppen ott tudok segíteni. Ezeket a kérdéseket vezetőségeknek, jegyzőknek, járási és megyei vezetőknek, valamint cégvezetőknek teszem fel, mielőtt a döntések megszületnek, és elindul a pénz.
- Pontosan minek kell megváltoznia a munkatársak munkájában ahhoz, hogy ezt a projektet sikeresnek nevezzük?
- Mennyibe kerül ez nekünk ma időben, hibákban vagy idegeskedésben, és honnan tudjuk?
- Az, amit a szállítótól kérünk, maga a cél, vagy csak egy első ötlet a megoldásra?
- Ki ismeri a legjobban ezt a folyamatot a szervezetben, és ott ült-e az asztalnál?
Mit nyernek vele.
Jobb eredmények
A saját problémájukra vásárolnak megoldást, nem azt a rendszert, amellyel épp valaki ajánlatot tesz.
Kevesebb zátony és hiba
Néha kiderül, hogy elég egy eljárás módosítása, és az egész beszerzést megspórolják.
A hiba ára ebben a szakaszban. Ha rossz problémára vásárolnak megoldást, az egy teljes bevezetésbe és a munkatársak több hónapnyi munkájába kerül. Egy tanácsadó általában kevesebbe kerül, mint egyetlen rosszul megválasztott technológia, egyetlen nem megfelelő szállító vagy egyetlen csapda a szerződésben.
Mielőtt rendszert választanak, tisztázzák, mire van valójában szükségük.
Egy konkrét rendszerre vonatkozó kérés gyakran csak első ötlet, nem cél. A workshopokon a célról és a siker definíciójáról kérdezek, és csak utána a megoldásról. Néha az a következtetés, hogy nincs szükség új rendszerre, elég egy eljárás módosítása.
Mit kapnak.
- Workshopokat a vezetéssel és azokkal, akik nap mint nap a folyamatban dolgoznak: célok, elvárások, korlátok.
- A siker definícióját és azokat a kritériumokat, amelyekből látni fogják, hogy a projekt bevált.
- Leírást arról, mi nem működik ma, és milyennek kell lennie a jövőnek.
- Kiindulópontot a követelményekhez vagy egy piackutatáshoz, illetve döntést arról, hogy nincs szükség új rendszerre.
Hogyan dolgozom ebben a szakaszban.
- Beszélgetések a workshop előttA vezetéssel és azokkal, akik nap mint nap a folyamatban dolgoznak. Megismerem a célokat, a korlátokat, és azt, ami ma nem működik.
- A workshopEgyszerű kérdésekkel feltárom a siker definícióját és a lezárás kritériumait. Közben megismerem a szervezet kultúráját és a felhasználók sajátosságait.
- KövetkeztetésekA jelenlegi állapot és a kívánt jövő leírása, a sikerkritériumok és egy döntés: követelmények, piackutatás vagy az új rendszer elvetése.
A megoldások típusai, amelyeket mérlegelünk.
Mielőtt bármilyen termék neve elhangzik, megnézzük, milyen típusú megoldás illik a folyamathoz. Néha elég egy eljárás módosítása.
A kérdések, amelyekkel kezdem
- Hogyan képzelik el az ideális jövőt?
- Mi nem működik ma?
- Miért csináljuk ezt?
- Mi lesz a lezárás definíciója?
- Milyen kritériumok alapján ítéljük majd sikeresnek ezt a projektet?
Kevés szervezet teszi fel magának ezeket a kérdéseket. Általában rögtön olyan céget keresnek, amelynek látszólag van rendszere „erre”. Ez rövid út az idő és a pénz elvesztegetéséhez. A piacot széles körben ismerő külső tanácsadó navigál, felteszi a megfelelő kérdéseket, és azon az úton vezeti végig a szervezetet, amely neki a legjobb, nem a szállítónak. Így elkerülhetők a hibák, és még bármilyen vásárlás előtt csökkenthető a kockázat – hiszen pontosan tudjuk, mi a különbség az EZD, az ECM, a case management, a DMS, a workflow és a BPM között?
- Ügy- és dokumentumfolyamatokworkflow, ha számít a jóváhagyási útvonal és a döntések nyoma
- No-code, low-code, pro-codeha a folyamat egyedi, és folyamatosan változni fog
- RPAha integrációra van szükség, és a szokásos interfészek nem állnak rendelkezésre
- MIaz elemző rendszerektől a generatívakon át az orkesztrációval működő ágensalapú rendszerekig
- Dokumentumkezelő rendszerDMS, mert néha egyszerűen ennyi is elég
- ECM és case managementvállalati rendszerek mindenféle tartalom és ügy kezelésére
- CRM / SRMfolyamatalapú, többcsatornás kapcsolatkezelés az ügyfelekkel, a beszállítókkal és az érintettekkel
- Az eljárás módosításaha a célhoz nem kell új rendszer
Szakértelmem ebben a szakaszban.
20 év alatt megtanultam olyan kérdéseket feltenni, amelyek felszínre hozzák a valódi célt, és megkülönböztetni a szervezet igényét a rendszerre vonatkozó első ötletétől.
Digitális átalakulás és változásmenedzsment.
Ez az a kulcskompetencia, amely minden szakaszt összeköt: több mint 20 év munka számos szervezetben, a megrendelő oldalán.
Gyakori kérdések erről a szakaszról.
A workshopok után kötelező új rendszert vásárolni?
Nem. Az egyik lehetséges következtetés az, hogy nincs szükség új rendszerre, és a cél egy eljárás módosításával is elérhető.
Kik vesznek részt a workshopokon?
A vezetés és azok, akik nap mint nap az adott folyamatban dolgoznak. A vezetés céljait és elvárásait összevetjük a felhasználók tapasztalataival.
Beszéljünk erről a szakaszról.
Az első beszélgetés 30 percig tart, és semmibe sem kerül. 2 munkanapon belül válaszolok.