安心
在资金动用之前，您清楚自己想要什么，也知道凭什么判断成功。
值得先有答案的几个问题。
如果其中有哪一个的回答是“我们不知道”，那正是我可以帮上忙的地方。这些问题，我会在作出决定、资金开始流动之前，向董事会、秘书长、县长和总裁们提出。
- 为了让我们认定这个项目是成功的，人们的工作究竟应当发生什么变化？
- 目前是什么在耗费我们的时间、造成失误或让人焦虑，我们又是如何得知的？
- 我们向供应商提出的要求，是真正的目标，还是只是想到的第一个解决办法？
- 组织里谁最了解这个流程，他是否参与了讨论？
您能得到什么。
更好的成果
您购买的是解决自身问题的方案，而不是恰好上门报价的某套系统。
更少暗礁与失误
有时结论是调整一下规程就够了，这样您就省下了整笔采购。
这一阶段出错的代价。 为一个找错的问题买下解决方案，要付出整个实施项目和员工数月工作的代价。顾问的费用通常低于一项选错的技术、一家不合适的供应商，或合同中的一个陷阱。
在选择系统之前，先弄清您真正需要什么。
要求上某个具体的系统，往往只是第一个想法，而不是目标。在研讨会上，我先问目标和成功的定义，之后才谈解决方案。有时结论是并不需要新系统，调整一下规程就够了。
您将得到什么。
- 与管理层以及日常在流程中工作的人员共同开展研讨会：目标、期望、限制条件。
- 成功的定义，以及判断项目是否奏效的标准。
- 描述当前的痛点，以及未来应有的样子。
- 为编写需求或开展市场调研提供依据，或者得出无需新系统的结论。
我在这一阶段如何工作。
- 研讨会前的沟通与管理层以及日常在流程中工作的人员交谈。了解目标、限制条件和当前的痛点。
- 研讨会用简单的问题引出成功的定义和完成标准。同时了解组织文化和用户的特点。
- 结论现状与理想未来的描述、成功标准，以及一项决定：编写需求、开展市场调研，或放弃新系统。
我们考虑的解决方案类型。
在提到任何产品名称之前，我们先判断哪一类解决方案适合这个流程。有时调整一下规程就足够了。
我首先提出的问题
- 您设想中的理想未来是什么样子？
- 目前最让您困扰的是什么？
- 我们为什么要做这件事？
- 什么才算完成（definition of done）？
- 依据哪些标准，我们认定这个项目是成功的？
很少有组织会问自己这些问题。通常的做法是立刻去找一家看似拥有“对口”系统的公司。这条路很容易浪费时间和金钱。拥有广泛市场知识的外部顾问负责导航，提出恰当的问题，带领组织走上对它最合适的道路，而不是对供应商最合适的道路。这样，在购买任何东西之前，您就能避开失误、降低风险，因为我们是否真的清楚 EZD、ECM、Case Management、DMS、Workflow 和 BPM 之间的区别？
- 事务与文件流转工作流，适用于审批路径和决策轨迹很重要的情形
- 无代码、低代码、专业代码适用于流程特殊且会不断变化的情形
- RPA适用于需要集成、而常规接口不可用的情形
- AI/SI从分析型、生成式，到带编排的智能体系统
- 文档管理系统DMS，有时这样就足够了
- ECM 与 Case Management面向各类内容和事务的企业级管理系统
- CRM / SRM以流程为基础、多渠道的客户、供应商和利益相关者关系管理
- 调整规程达成目标并不需要新系统的时候
我在这一阶段的专长。
20多年来，我学会了提出能揭示真实目标的问题，并把组织的需要与第一个想到的系统方案区分开来。
关于这一阶段的常见问题。
研讨会之后，我们必须购买新系统吗？
不必。可能得出的结论之一就是并不需要新系统，调整规程即可达成目标。
谁参加研讨会？
管理层，以及日常在该流程中工作的人员。我们把管理层的目标和期望与用户的实际体验放在一起对照。