Gelassenheit
Bevor das Geld zu fließen beginnt, wissen Sie, was Sie wollen und woran Sie den Erfolg erkennen.
Interne Workshops, in denen wir herausarbeiten, was die Organisation wirklich braucht. Oft bringe ich es mit einfachen Fragen ans Licht: Was ist die Definition von Erfolg? Wann wird dieses Projekt als Erfolg gelten? Unternehmen und Behörden überspringen diesen Schritt sehr häufig – weil sie glauben, ohnehin schon alles zu wissen, oder weil ihnen schlicht die Zeit für tiefergehende Fragen fehlt. Das ist eine der häufigsten Ursachen für Probleme in Projekten.
Fragen, auf die man eine Antwort kennen sollte.
Lautet die Antwort auf eine davon „Wir wissen es nicht“, kann ich genau hier helfen. Ich stelle diese Fragen Vorständen, Sekretären, Landräten und Geschäftsführern, bevor Entscheidungen fallen und das Geld zu fließen beginnt.
- Was genau soll sich in der Arbeit der Menschen ändern, damit wir dieses Projekt als gelungen ansehen?
- Was kostet uns heute Zeit, Fehler oder Nerven, und woher wissen wir das?
- Ist das, worum wir den Anbieter bitten, das Ziel – oder nur ein erster Einfall für eine Lösung?
- Wer in der Organisation kennt diesen Prozess am besten, und saß er mit am Tisch?
Was Sie davon haben.
Bessere Ergebnisse
Sie kaufen die Lösung für Ihr Problem und nicht das System, das sich gerade mit einem Angebot meldet.
Weniger Riffe und Fehler
Manchmal zeigt sich, dass eine Änderung des Verfahrens genügt, und Sie sparen sich den ganzen Kauf.
Die Kosten eines Fehlers in dieser Etappe. Eine Lösung für das falsche Problem zu kaufen kostet eine ganze Einführung und Monate der Arbeit von Menschen. Ein Berater kostet in der Regel weniger als eine einzige falsch gewählte Technologie, ein einziger ungeeigneter Anbieter oder eine einzige Falle im Vertrag.
Bevor Sie ein System wählen, klären Sie, was Sie wirklich brauchen.
Der Wunsch nach einem bestimmten System ist oft ein erster Einfall und kein Ziel. In den Workshops frage ich zuerst nach dem Ziel und der Definition von Erfolg und erst danach nach der Lösung. Manchmal lautet das Ergebnis, dass kein neues System nötig ist und eine Änderung des Verfahrens genügt.
Was Sie erhalten.
- Workshops mit dem Vorstand und den Menschen, die täglich in dem Prozess arbeiten: Ziele, Erwartungen, Rahmenbedingungen.
- Eine Definition von Erfolg und die Kriterien, an denen Sie erkennen, dass das Projekt gelungen ist.
- Eine Beschreibung dessen, was heute nicht funktioniert, und wie die Zukunft aussehen soll.
- Grundlagen für die Anforderungen oder eine Markterkundung – oder die Entscheidung, dass kein neues System nötig ist.
Wie ich in dieser Etappe arbeite.
- Gespräche vor dem WorkshopMit dem Vorstand und den Menschen, die täglich in dem Prozess arbeiten. Ich lerne die Ziele, die Rahmenbedingungen und das kennen, was heute nicht funktioniert.
- Der WorkshopMit einfachen Fragen arbeite ich die Definition von Erfolg und die Abschlusskriterien heraus. Nebenbei erfasse ich die Kultur der Organisation und die Besonderheiten der Nutzer.
- ErgebnisseEine Beschreibung des Ist-Zustands und der gewünschten Zukunft, die Erfolgskriterien und eine Entscheidung: Anforderungen, Markterkundung oder Verzicht auf ein neues System.
Welche Arten von Lösungen wir in Betracht ziehen.
Bevor ein Produktname fällt, prüfen wir, welche Art von Lösung zum Prozess passt. Manchmal genügt eine Änderung des Verfahrens.
Die Fragen, mit denen ich beginne
- Wie stellen Sie sich die ideale Zukunft vor?
- Was funktioniert bei Ihnen heute nicht?
- Wozu tun wir das?
- Was gilt als Definition of Done?
- Anhand welcher Kriterien werden wir dieses Projekt als Erfolg werten?
Nur wenige Organisationen stellen sich diese Fragen. Meist suchen sie sofort ein Unternehmen, das ein System „dafür“ zu haben scheint. Das ist der kürzeste Weg, Zeit und Geld zu verschwenden. Ein externer Berater mit breitem Marktwissen navigiert, stellt die richtigen Fragen und führt die Organisation auf dem Weg, der für sie der beste ist – und nicht für den Anbieter. So vermeiden Sie Fehler und begrenzen das Risiko, bevor Sie etwas kaufen – denn wissen wir genau, worin sich EZD, ECM, Case Management, DMS, Workflow und BPM unterscheiden?
- Vorgangs- und DokumentenworkflowWorkflow, wenn der Freigabeweg und die Spur der Entscheidungen zählen
- No-Code, Low-Code, Pro-Codewenn der Prozess speziell ist und sich ändern wird
- RPAwenn eine Integration nötig ist und die üblichen Schnittstellen nicht verfügbar sind
- KIvon analytischer über generative KI bis zu agentenbasierten Systemen mit Orchestrierung
- DokumentenmanagementsystemDMS, wenn es manchmal einfach genügt
- ECM und Case Managementunternehmensweite Systeme zur Verwaltung aller Arten von Inhalten und Vorgängen
- CRM / SRMprozessgesteuertes, kanalübergreifendes Management der Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Stakeholdern
- Änderung des Verfahrenswenn für das Ziel kein neues System nötig ist
Meine Kompetenz in dieser Etappe.
In über 20 Jahren habe ich gelernt, Fragen zu stellen, die das wahre Ziel freilegen, und den Bedarf einer Organisation vom ersten Einfall für ein System zu unterscheiden.
Digitale Transformation und Veränderungsmanagement.
Das ist die Schlüsselkompetenz, die alle Etappen verbindet: über 20 Jahre Arbeit in vielen Organisationen, auf der Seite des Auftraggebers.
Häufige Fragen zu dieser Etappe.
Müssen wir nach den Workshops ein neues System kaufen?
Nein. Eines der möglichen Ergebnisse ist, dass kein neues System nötig ist und sich das Ziel durch eine Änderung des Verfahrens erreichen lässt.
Wer nimmt an den Workshops teil?
Der Vorstand und die Menschen, die täglich in dem jeweiligen Prozess arbeiten. Ziele und Erwartungen des Vorstands stellen wir den Erfahrungen der Nutzer gegenüber.
Sprechen wir über diese Etappe.
Das erste Gespräch dauert 30 Minuten und kostet nichts. Ich antworte innerhalb von 2 Werktagen.