الطمأنينة
قبل أن تتحرك الأموال، تعرفون ما الذي تريدونه وبماذا ستعرفون أن المشروع نجح.
ورش عمل داخلية نحدد فيها ما تحتاجه المؤسسة حقًا. وكثيرًا ما أستخلص ذلك بأسئلة بسيطة: ما تعريف النجاح؟ ومتى سيُعَدّ هذا المشروع ناجحًا؟ وكثيرًا جدًا ما تتجاوز الشركات والجهات الحكومية هذه الخطوة، إما لأنها تظن أنها تعرف كل شيء، وإما لأنها ببساطة لا تجد وقتًا لأسئلة أعمق. وهذا من أكثر أسباب المشكلات شيوعًا في المشاريع.
أسئلة يجدر أن تعرفوا جوابها.
إذا كان الجواب عن أحدها «لا نعرف»، ففي هذا بالذات يمكنني أن أساعد. أطرح الأسئلة على مجالس الإدارة وأمناء السر والمحافظين ورؤساء الشركات، قبل أن تُتَّخذ القرارات وتبدأ الأموال بالتدفق.
- ما الذي يجب أن يتغير بالتحديد في عمل الناس لكي نعدّ هذا المشروع ناجحًا؟
- ما الذي يكلّفنا اليوم وقتًا أو أخطاء أو أعصابًا، وكيف نعرف ذلك؟
- هل ما نطلبه من المورّد هدف، أم مجرد أول فكرة لحل؟
- من في المؤسسة يعرف هذه العملية أفضل من غيره، وهل كان حاضرًا على الطاولة؟
ما الذي تكسبونه.
نتائج أفضل
تشترون حلًّا لمشكلتكم أنتم، لا نظامًا صادف أن تقدّم بعرض.
مزالق وأخطاء أقل
قد يتبين أحيانًا أن تغيير الإجراء يكفي، فتوفّرون عملية الشراء كلها.
كلفة الخطأ في هذه المرحلة. شراء حل لمشكلة خاطئة يكلّف التطبيق كله وأشهرًا من عمل الناس. والمستشار يكلّف عادةً أقل من تقنية واحدة أُسيء اختيارها، أو مورّد واحد غير مناسب، أو فخّ واحد في العقد.
قبل أن تختاروا نظامًا، حدّدوا ما الذي تحتاجونه حقًا.
طلب نظام بعينه يكون في الغالب فكرة أولى لا هدفًا. في ورش العمل أسأل عن الهدف وعن تعريف النجاح، ثم عن الحل. وقد يكون الاستنتاج أحيانًا أن النظام الجديد غير لازم، وأن تغيير الإجراء يكفي.
ما الذي تحصلون عليه.
- ورش عمل مع الإدارة ومع من يعملون في العملية يومًا بيوم: الأهداف والتوقعات والقيود.
- تعريف للنجاح والمعايير التي ستعرفون بها أن المشروع قد نجح.
- وصف لما لا يسير على ما يرام اليوم ولما ينبغي أن يكون عليه المستقبل.
- مدخلات للمتطلبات أو لاستطلاع السوق، أو قرار بأنه لا حاجة إلى نظام جديد.
كيف أعمل في هذه المرحلة.
- محادثات قبل الورشةمع الإدارة ومع من يعملون في العملية يومًا بيوم. أتعرّف على الأهداف والقيود وعلى ما لا يسير على ما يرام اليوم.
- الورشةبأسئلة بسيطة أستخلص تعريف النجاح ومعايير الإنجاز. وفي الأثناء أتعرّف على ثقافة المؤسسة وخصوصية المستخدمين.
- الاستنتاجاتوصف للحالة الراهنة والمستقبل المنشود، ومعايير النجاح، وقرار: المتطلبات، أو استطلاع السوق، أو التخلي عن النظام الجديد.
أنواع الحلول التي ننظر فيها.
قبل أن يُذكر اسم أي منتج، نتحقق من نوع الحل الذي يناسب العملية. وأحيانًا يكفي تغيير الإجراء.
الأسئلة التي أبدأ بها
- كيف تتصورون المستقبل المثالي؟
- ما الذي لا يسير على ما يرام لديكم اليوم؟
- لماذا نقوم بذلك؟
- ما تعريف الإنجاز (definition of done)؟
- ما المعايير التي سنحكم بها على نجاح هذا المشروع؟
قلّما تطرح المؤسسات على نفسها هذه الأسئلة. فهي عادةً تبحث مباشرة عن شركة يبدو أن لديها نظامًا «لهذا الغرض». وهذا طريق مختصر إلى إهدار الوقت والمال. أما المستشار الخارجي الذي يملك معرفة واسعة بالسوق فيساعد على تحديد الاتجاه، ويطرح الأسئلة الصحيحة، ويرشد المؤسسة إلى الطريق الأنسب لها لا للمورّد. وبذلك تتجنبون الأخطاء وتحدّون من المخاطر قبل أن تشتروا أي شيء. فهل نعرف حقًا الفرق بين EZD وECM وإدارة الحالات (case management) وDMS وسير العمل (workflow) وBPM؟
- دورة المعاملات والوثائقسير العمل (workflow)، حين يكون مسار الاعتماد وأثر القرارات مهمًّا
- No-code وlow-code وpro-codeحين تكون العملية خاصة بكم وستظل تتغير
- RPAحين يلزم التكامل ولا تتوفر الواجهات المعيارية
- الذكاء الاصطناعي (AI)من الذكاء الاصطناعي التحليلي والتوليدي إلى أنظمة الوكلاء الذكية المنسَّقة
- نظام لإدارة الوثائقDMS، لأن هذا يكفي أحيانًا
- ECM وإدارة الحالاتأنظمة مؤسسية لإدارة جميع أنواع المحتوى والمعاملات
- CRM / SRMإدارة العلاقات مع العملاء والموردين وأصحاب المصلحة، قائمة على العمليات ومتعددة القنوات
- تغيير الإجراءحين لا يتطلب بلوغ الهدف نظامًا جديدًا
كفاءتي في هذه المرحلة.
على مدى أكثر من 20 عامًا تعلّمت أن أطرح الأسئلة التي تكشف الهدف الحقيقي، وأن أميّز بين حاجة المؤسسة وأول فكرة لنظام.
التحول الرقمي وإدارة التغيير.
هذه هي الكفاءة الجوهرية التي تربط جميع المراحل: أكثر من 20 عامًا من العمل في مؤسسات عديدة، من جانب الجهة المتعاقدة.
أسئلة شائعة حول هذه المرحلة.
هل يجب أن نشتري نظامًا جديدًا بعد ورش العمل؟
لا. من الاستنتاجات الممكنة أن النظام الجديد غير لازم، وأن الهدف يمكن بلوغه بتغيير الإجراء.
من يشارك في ورش العمل؟
الإدارة والأشخاص الذين يعملون في العملية المعنية يوميًا. ونضع أهداف الإدارة وتوقعاتها إلى جانب تجربة المستخدمين.
لنتحدث عن هذه المرحلة.
المحادثة الأولى مدتها 30 دقيقة ولا تكلّف شيئًا. أردّ خلال يومي عمل.