Ro
Før pengene begynder at rulle, ved I, hvad I vil have, og hvordan I kan se succes.
Interne workshops, hvor vi finder ud af, hvad organisationen reelt har brug for. Ofte får jeg det frem med enkle spørgsmål: Hvad er definitionen på succes? Hvornår vil projektet blive vurderet som en succes? Virksomheder og offentlige forvaltninger springer meget ofte dette over, enten fordi de tror, at de allerede ved det hele, eller fordi de simpelthen ikke har tid til dybere spørgsmål. Det er en af de hyppigste årsager til problemer i projekter.
Spørgsmål, man bør kende svaret på.
Hvis svaret på et af dem er „det ved vi ikke“, er det netop her, jeg kan hjælpe. Jeg stiller dem til direktioner, kommunaldirektører, borgmestre og administrerende direktører, før beslutningerne træffes, og pengene begynder at rulle.
- Hvad skal der helt konkret ændre sig i folks arbejde, for at vi kan kalde projektet vellykket?
- Hvad koster os i dag tid, fejl eller nerver, og hvordan ved vi det?
- Er det, vi beder leverandøren om, et mål, eller blot det første bud på en løsning?
- Hvem i organisationen kender processen bedst, og var vedkommende med ved bordet?
Hvad I får ud af det.
Bedre resultater
I køber en løsning på jeres eget problem og ikke det system, der tilfældigvis meldte sig med et tilbud.
Færre skær og fejl
Nogle gange viser det sig, at det er nok at ændre proceduren, og så sparer I hele anskaffelsen.
Prisen for en fejl på denne etape. Hvis man køber en løsning på det forkerte problem, koster det hele implementeringen og måneders arbejde for medarbejderne. En rådgiver koster som regel mindre end én dårligt valgt teknologi, én uegnet leverandør eller én fælde i kontrakten.
Før I vælger system, så find ud af, hvad I egentlig har brug for.
Et ønske om et bestemt system er ofte det første bud og ikke målet. På workshoppen spørger jeg først til målet og definitionen på succes og først derefter til løsningen. Nogle gange lyder konklusionen, at der ikke er brug for et nyt system, og at det er nok at ændre proceduren.
Hvad I konkret får.
- Workshops med ledelsen og de medarbejdere, der arbejder i processen til daglig: mål, forventninger, begrænsninger.
- En definition af succes og de kriterier, der viser jer, at projektet er lykkedes.
- En beskrivelse af, hvad der ikke fungerer i dag, og af, hvordan fremtiden skal se ud.
- Input til kravene eller til en markedsafdækning – eller en beslutning om, at der ikke er brug for et nyt system.
Sådan arbejder jeg på denne etape.
- Samtaler før workshoppenMed ledelsen og de medarbejdere, der arbejder i processen til daglig. Jeg lærer målene, begrænsningerne og det, der ikke fungerer i dag, at kende.
- WorkshopMed enkle spørgsmål får jeg definitionen på succes og færdigkriterierne frem. Samtidig lærer jeg organisationens kultur og brugernes særpræg at kende.
- KonklusionerEn beskrivelse af nutiden og den ønskede fremtid, succeskriterier og en beslutning: krav, markedsafdækning eller afkald på et nyt system.
Typer af løsninger, vi overvejer.
Før der nævnes et produktnavn, undersøger vi, hvilken type løsning der passer til processen. Nogle gange er det nok at ændre proceduren.
Spørgsmålene, jeg starter med
- Hvordan forestiller I jer den ideelle fremtid?
- Hvad fungerer ikke for jer i dag?
- Hvorfor gør vi det?
- Hvad skal være definitionen på færdig (definition of done)?
- På baggrund af hvilke kriterier vil vi vurdere, at projektet er en succes?
Det er sjældent, at en organisation stiller sig selv disse spørgsmål. Som regel går den straks på jagt efter en virksomhed, der ser ud til at have et system „til det“. Det er en direkte vej til spildt tid og penge. En ekstern rådgiver med bred markedsviden navigerer, stiller de rigtige spørgsmål og fører organisationen ad den vej, der er bedst for den og ikke for leverandøren. Dermed undgår I fejl og begrænser risikoen, inden I køber noget som helst, for ved vi præcis, hvad forskellen er på EZD, ECM, Case Management, DMS, Workflow og BPM?
- Sagsgang og dokumentflowworkflow, når godkendelsesforløbet og sporet af beslutninger tæller
- No-code, low-code, pro-codenår processen er speciel og vil ændre sig
- RPAnår der er brug for integration, og de gængse grænseflader ikke er tilgængelige
- AIfra analytisk over generativ til agentsystemer med orkestrering
- System til dokumenthåndteringDMS, når det faktisk nogle gange er nok
- ECM og Case Managementsystemer til virksomhedsomfattende styring af alle slags indhold og sager
- CRM / SRMproces- og flerkanalstyring af relationer til kunder, leverandører og interessenter
- Procedureændringnår man ikke behøver et nyt system for at nå målet
Min kompetence på denne etape.
I over 20 år har jeg lært at stille de spørgsmål, der afslører det egentlige mål, og at skelne mellem organisationens behov og det første bud på et system.
Digital transformation og forandringsledelse.
Det er den centrale kompetence, der binder alle etaper sammen: over 20 års arbejde i mange organisationer, på kundens side.
Ofte stillede spørgsmål om denne etape.
Skal vi købe et nyt system efter workshoppene?
Nej. En af de mulige konklusioner er, at der ikke er brug for et nyt system, og at målet kan nås ved at ændre proceduren.
Hvem deltager i workshoppene?
Ledelsen og de medarbejdere, der til daglig arbejder i den pågældende proces. Ledelsens mål og forventninger sætter vi op mod brugernes erfaring.
Lad os tale om denne etape.
Den første samtale varer 30 minutter og koster ingenting. Jeg svarer inden for 2 arbejdsdage.