Spokój
Zanim ruszą pieniądze, wiecie, czego chcecie i po czym poznacie sukces.
Wewnętrzne warsztaty, na których ustalamy, czego organizacja naprawdę potrzebuje. Wydobywam to często prostymi pytaniami: co jest definicją sukcesu? Kiedy ten projekt zostanie oceniony jako zakończony sukcesem? Firmy i urzędy bardzo często to pomijają, bo wydaje im się, że wszystko wiedzą, albo po prostu nie mają czasu na głębsze pytania. To jedno z najczęstszych źródeł problemów w projektach.
Pytania, na które warto znać odpowiedź.
Jeśli na któreś odpowiedź brzmi „nie wiemy”, to właśnie tu mogę pomóc. Pytania zadaję zarządom, sekretarzom, starostom i prezesom, zanim zapadną decyzje i pieniądze zaczną płynąć.
- Co dokładnie ma się zmienić w pracy ludzi, żebyśmy uznali ten projekt za udany?
- Co dziś kosztuje nas czas, błędy albo nerwy i skąd to wiemy?
- Czy to, o co prosimy dostawcę, jest celem, czy tylko pierwszym pomysłem na rozwiązanie?
- Kto w organizacji zna ten proces najlepiej i czy był przy stole?
Co z tego macie.
Lepsze wyniki
Kupujecie rozwiązanie swojego problemu, a nie system, który akurat zgłosił się z ofertą.
Mniej raf i błędów
Czasem okaże się, że wystarczy zmiana procedury, i oszczędzacie cały zakup.
Koszt błędu na tym etapie. Kupienie rozwiązania na nietrafiony problem kosztuje całe wdrożenie i miesiące pracy ludzi. Doradca kosztuje zwykle mniej niż jedna źle wybrana technologia, jeden niewłaściwy dostawca albo jedna pułapka w umowie.
Zanim wybierzecie system, ustalcie, czego naprawdę potrzebujecie.
Prośba o konkretny system bywa pierwszym pomysłem, a nie celem. Na warsztatach pytam o cel i definicję sukcesu, a dopiero potem o rozwiązanie. Czasem wniosek brzmi, że nowy system nie jest potrzebny, a wystarczy zmiana procedury.
Co dostajecie.
- Warsztaty z zarządem i osobami, które na co dzień pracują w procesie: cele, oczekiwania, ograniczenia.
- Definicja sukcesu i kryteria, po których poznacie, że projekt się udał.
- Opis tego, co dziś doskwiera, i tego, jak ma wyglądać przyszłość.
- Wnioski do wymagań, do rozeznania rynku albo decyzja, że nowy system nie jest potrzebny.
Jak pracuję na tym etapie.
- Rozmowy przed warsztatemZ zarządem i osobami, które na co dzień pracują w procesie. Poznaję cele, ograniczenia i to, co dziś doskwiera.
- WarsztatProstymi pytaniami wydobywam definicję sukcesu i kryteria ukończenia. Przy okazji rozpoznaję kulturę organizacji i specyfikę użytkowników.
- WnioskiOpis stanu i pożądanej przyszłości, kryteria sukcesu oraz decyzja: wymagania, rozeznanie rynku albo rezygnacja z nowego systemu.
Rodzaje rozwiązań, które rozważamy.
Zanim padnie nazwa produktu, sprawdzamy, jakiego rodzaju rozwiązanie pasuje do procesu. Czasem wystarczy zmiana procedury.
Pytania, od których zaczynam
- Jak wyobrażacie sobie idealną przyszłość?
- Co Wam dzisiaj doskwiera?
- Po co to robimy?
- Co będzie definicją ukończenia (definition of done)?
- Na podstawie jakich kryteriów uznamy, że ten projekt jest sukcesem?
Rzadko która organizacja zadaje sobie te pytania. Zwykle od razu szuka firmy, która wydaje się mieć system „do tego”. To prosta droga do marnowania czasu i pieniędzy. Zewnętrzny doradca z szeroką wiedzą o rynku nawiguje, zadaje właściwe pytania i prowadzi organizację drogą najlepszą dla niej, a nie dla dostawcy. Dzięki temu unikacie błędów i ograniczacie ryzyko, zanim cokolwiek kupicie, bo czy dokładnie wiemy, jakie są różnice między EZD, ECM, Case Management, DMS, Workflow i BPM?
- Obieg spraw i dokumentówworkflow, gdy liczy się ścieżka akceptacji i ślad decyzji
- No-code, low-code, pro-codegdy proces jest specyficzny i będzie się zmieniał
- RPAgdy potrzebna jest integracja, a typowe interfejsy nie są dostępne
- AI/SIod analitycznej, przez generatywną, po systemy agentowe z orkiestracją
- System zarządzania dokumentamiDMS, gdy czasem to po prostu wystarczy
- ECM i Case Managementkorporacyjne systemy zarządzania wszelkimi rodzajami treści oraz sprawami
- CRM / SRMprocesowe i wielokanałowe zarządzanie relacjami z klientami, dostawcami i interesariuszami
- Zmiana procedurygdy do celu nie trzeba nowego systemu
Moja kompetencja na tym etapie.
Przez ponad 20 lat nauczyłem się zadawać pytania, które odsłaniają prawdziwy cel, i odróżniać potrzebę organizacji od pierwszego pomysłu na system.
Transformacja cyfrowa i zarządzanie zmianą.
To kluczowa kompetencja, która łączy wszystkie etapy: ponad 20 lat pracy w wielu organizacjach, po stronie zamawiającego.
Najczęstsze pytania o ten etap.
Czy po warsztatach musimy kupić nowy system?
Nie. Jednym z możliwych wniosków jest to, że nowy system nie jest potrzebny, a cel da się osiągnąć zmianą procedury.
Kto bierze udział w warsztatach?
Zarząd oraz osoby, które na co dzień pracują w danym procesie. Cele i oczekiwania zarządu zestawiamy z doświadczeniem użytkowników.
Porozmawiajmy o tym etapie.
Pierwsza rozmowa trwa 30 minut i nic nie kosztuje. Odpowiadam w 2 dni robocze.