Спокій
Ще до того, як підуть гроші, Ви знаєте, чого хочете і за чим пізнаєте успіх.
Внутрішні воркшопи, на яких ми з’ясовуємо, чого організація справді потребує. Часто я виявляю це простими питаннями: що є критерієм успіху? Коли цей проєкт визнають успішним? Компанії та установи дуже часто це пропускають: їм здається, що вони й так усе знають, або просто бракує часу на глибші питання. Це одна з найпоширеніших причин проблем у проєктах.
Запитання, на які варто знати відповідь.
Якщо на котресь із них відповідь звучить «не знаємо», саме тут я можу допомогти. Ці запитання я ставлю правлінням, секретарям, старостам і керівникам компаній, перш ніж ухвалять рішення і гроші почнуть витрачатися.
- Що саме має змінитися в роботі людей, щоб ми визнали цей проєкт вдалим?
- Що сьогодні коштує нам часу, помилок чи нервів і звідки ми це знаємо?
- Чи те, про що ми просимо постачальника, є метою, чи лише першою ідеєю рішення?
- Хто в організації знає цей процес найкраще і чи був він за столом?
Що Ви з цього маєте.
Кращі результати
Ви купуєте рішення власної проблеми, а не систему, яка саме надіслала пропозицію.
Менше мілин і помилок
Іноді виявляється, що досить змінити процедуру, і Ви заощаджуєте всю закупівлю.
Вартість помилки на цьому етапі. Купівля рішення для хибно визначеної проблеми коштує цілого впровадження та місяців роботи людей. Радник зазвичай коштує менше, ніж одна невдало обрана технологія, один невідповідний постачальник чи одна пастка в договорі.
Перш ніж обрати систему, з’ясуйте, чого Ви справді потребуєте.
Прохання про конкретну систему буває першою ідеєю, а не метою. На воркшопах я питаю про мету та визначення успіху, а вже потім про рішення. Іноді висновок такий: нова система не потрібна, досить змінити процедуру.
Що саме Ви отримуєте.
- Воркшопи з правлінням і людьми, які щодня працюють у процесі: цілі, очікування, обмеження.
- Визначення успіху та критерії, за якими Ви зрозумієте, що проєкт вдався.
- Опис того, що заважає сьогодні, і того, яким має бути майбутнє.
- Висновки для вимог або для аналізу ринку чи рішення, що нова система не потрібна.
Як я працюю на цьому етапі.
- Розмови перед воркшопомЗ правлінням і людьми, які щодня працюють у процесі. З’ясовую цілі, обмеження і те, що заважає сьогодні.
- ВоркшопПростими питаннями виявляю визначення успіху та критерії завершення. Принагідно пізнаю культуру організації та специфіку користувачів.
- ВисновкиОпис стану й бажаного майбутнього, критерії успіху та рішення: вимоги, аналіз ринку або відмова від нової системи.
Види рішень, які ми розглядаємо.
Перш ніж прозвучить назва продукту, ми з’ясовуємо, який вид рішення пасує до процесу. Іноді досить змінити процедуру.
Запитання, з яких я починаю
- Якою Ви уявляєте ідеальне майбутнє?
- Що Вам сьогодні заважає?
- Навіщо ми це робимо?
- Що буде визначенням завершення (definition of done)?
- За якими критеріями ми визнаємо цей проєкт успішним?
Рідко яка організація ставить собі ці запитання. Зазвичай вона одразу шукає компанію, яка, здається, має систему «для цього». Це пряма дорога до марнування часу й грошей. Зовнішній радник із широкими знаннями ринку навігує, ставить слушні запитання і веде організацію шляхом, найкращим для неї, а не для постачальника. Завдяки цьому Ви уникаєте помилок і зменшуєте ризик, перш ніж щось купите, адже чи ми точно знаємо, чим відрізняються EZD, ECM, Case Management, DMS, Workflow і BPM?
- Обіг справ і документівworkflow, коли важливі шлях погодження та слід рішення
- No-code, low-code, pro-codeколи процес специфічний і змінюватиметься
- RPAколи потрібна інтеграція, а типові інтерфейси недоступні
- ШІвід аналітичного, через генеративний, до агентних систем з оркестрацією
- Система управління документамиDMS, коли іноді цього просто досить
- ECM і Case Managementкорпоративні системи управління всіма видами контенту та справами
- CRM / SRMпроцесне та багатоканальне управління відносинами з клієнтами, постачальниками та стейкхолдерами
- Зміна процедуриколи для мети нова система не потрібна
Моя компетенція на цьому етапі.
Понад 20 років я вчився ставити запитання, що відкривають справжню мету, і відрізняти потребу організації від першої ідеї системи.
Цифрова трансформація та управління змінами.
Це ключова компетенція, що поєднує всі етапи: понад 20 років роботи в багатьох організаціях, на боці замовника.
Найчастіші запитання про цей етап.
Чи мусимо ми після воркшопів купувати нову систему?
Ні. Одним із можливих висновків є те, що нова система не потрібна, а мету можна досягти зміною процедури.
Хто бере участь у воркшопах?
Правління та люди, які щодня працюють у цьому процесі. Цілі й очікування правління ми зіставляємо з досвідом користувачів.
Поговорімо про цей етап.
Перша розмова триває 30 хвилин і нічого не коштує. Відповідаю протягом 2 робочих днів.