A bejegyzés legfontosabb pontjai
Mi kerül a nyilvántartásba
A 2026. július 1-től megkötött, visszterhes szállítási, szolgáltatási és építési beruházási szerződések, alsó értékhatár nélkül.
Ki és milyen határidőben
A kötelezettség az intézmény vezetőjét terheli. A bejegyzést a szerződés megkötésétől, illetve minden módosításától számított 30 napon belül kell megtenni.
Űrlap vagy interfész
Az adatok böngészőben is rögzíthetők, vagy átadhatók a saját rendszerekből. Érdemes megkérdezni a szolgáltatót, hogy támogatja-e a nyilvántartás interfészét.
Egy hely négy füzet helyett
Határozzák meg, hol kapja meg a szerződés a számát, és mikortól számítják a 30 napot. A nyilvántartás nyilvános, így a hiányzó szerződést mindenki látja.
Zdjęcia ilustracyjne
A nyilvántartás három hónapja működik, és az első szerződések esetében már lejárt a bejegyzési határidő. Ez jó alkalom annak ellenőrzésére, hogy a kötelezettség megfelelően van-e megszervezve a hivatalban, vagy csak „valahogy kezelik”. A bejegyzés nem helyettesíti a jogi véleményt.
Honnan ered ez a kötelezettség, és mikortól hatályos
Az alapját a költségvetési törvény (ustawa o finansach publicznych) 34a., 34b. és 34d. cikke, valamint a Pénzügyi és Gazdasági Miniszter 2026. március 30-i rendelete (Dz.U. 2026, poz. 440) képezi. Teljes neve: a Közfinanszírozási Szektor Egységeinek Központi Szerződésnyilvántartása, röviden CRU JSFP.
A nyilvántartás bevezetését többször elhalasztották: a 2021-es törvény 2022. július 1-jei indulást irányzott elő, majd a határidőt 2024. január 1-jére, később 2026. január 1-jére tolták ki. A 2025. december 4-i törvény (Dz.U. 2025, poz. 1844) újraírta a szabályozást, és két lépésben vezette be: 2026. április 1-jétől az intézmények fiókokat hoznak létre, 2026. július 1-jétől pedig közzéteszik a szerződésekre vonatkozó információkat. A kötelezettség a 2026. július 1-je után megkötött szerződésekre vonatkozik.
Ezt érdemes tudni, mert sok hivatalban még mindig a korábbi szabályozás adatai keringenek: 500 zlotys értékhatár, 14 napos határidő és büntető rendelkezés. A hatályos szövegben e három közül egyik sincs.
Ki jelenti be
A kötelezettség a közfinanszírozási szektor egységének vezetőjét terheli. Ez a törvény 9. cikke szerinti egységekre vonatkozik, önkormányzati szinten többek között a községre (gmina), a kerületre (powiat), a költségvetési egységekre, a költségvetési üzemekre és a kulturális intézményekre. Az olyan szervek által kötött szerződést, mint a polgármester (wójt) vagy a kerületi elöljáróság (zarząd powiatu), az adott szervet kiszolgáló intézmény vezetője jegyzi be. A kereskedelmi jogi társaságok, köztük az önkormányzati tulajdonú társaságok is, nem tartoznak a szektorba, és a Pénzügyminisztérium magyarázatai szerint a nyilvántartás rájuk nem vonatkozik.
Három dolog a minisztérium magyarázataiból gyakorlati jelentőséggel bír az önkormányzatok számára:
- A fiókot a REGON-szám alapján hozzák létre. A községnek (gmina) és a községi hivatalnak, valamint a kerületnek (powiat) és a kerületi hivatalnak (starostwo) külön fiókja lehet. Ha a szerződéseket csak az egyik intézmény köti, elegendő egyetlen fiók.
- A szerződést az az intézmény jegyzi be, amelyre vonatkozik. Ha egy másik intézmény fiókjába kerül bejegyzésre, azt a minisztérium a kötelezettség nem teljesítésének tekinti.
- A közös szolgáltató központ nem veszi át a kötelezettséget. A fiókot az adott intézmény vezetője vagy képviselője igényli. A rendelet lehetővé teszi, hogy egy személy több intézmény fiókjához is hozzáféréssel rendelkezzen, de minden intézmény esetében külön kérelem benyújtásával.
A vezetőnek nem kell személyesen kattintgatnia. A rendszerben három jogosultság létezik: adminisztrátor, adatrögzítő és közzétevő. A minisztérium a „négy szem elve” alkalmazását javasolja: az egyik személy rögzíti az adatokat, a másik ellenőrzi és közzéteszi azokat. A bejelentkezés névre szóló, Profil Zaufany, mObywatel vagy a nemzeti azonosítási csomópont más eszköze révén történik.
Mely szerződések és milyen határidőben
A nyilvántartásba olyan szerződés kerül be, amely két feltételt egyszerre teljesít: a közbeszerzési törvény (Prawo zamówień publicznych) értelmében vett beszerzésnek minősül, vagyis visszterhes szállítási, szolgáltatási vagy építési beruházási szerződés, és írásos, dokumentumos, elektronikus vagy más különleges formában jött létre.
Nincs értékhatár. A minisztérium kifejezetten leírja, hogy a kötelezettség potenciálisan már „1 groszytól” kezdődő szerződésekre is kiterjed, és nem függ attól, hogy alkalmaztak-e közbeszerzési eljárást. Maga a számla nem szerződés, ezért nem tartozik bejegyzési kötelezettség alá. A szóbeli szerződések sem, bár a vezető önkéntesen bejegyezheti őket.
A nyilvántartáson kívül esnek többek között a munkajogi szerződések, a védelmi és biztonsági tárgyú szerződések, valamint az NFZ (Nemzeti Egészségbiztosítási Alap) által közzétett egészségügyi ellátási szerződések. A minisztérium magyarázatai szerint a támogatási szerződések nem minősülnek beszerzésnek. Azokat az információkat, amelyek nyilvánosságát a közérdekű adatokhoz való hozzáférésről szóló szabályok korlátozzák, nem teszik közzé, de ilyenkor meg kell jelölni a jogalapot és azt a személyt, aki a döntést meghozta.
A bejegyzés tartalma: a szerződés száma, megkötésének dátuma, időtartama, a felek, a tárgy, a nettó érték az opciókkal és meghosszabbításokkal együtt (határozatlan idejű szerződés esetén az első 48 hónapra vonatkozóan), az európai uniós finanszírozásra vonatkozó információ, valamint a státusz.
Határidő: indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb a szerződés megkötésétől számított 30 napon belül. Ugyanennyi idő áll rendelkezésre a frissítésre is módosítás, felmondás, engedményezés vagy hiba felfedezése esetén. A 2026. július 1-je előtt kötött szerződések módosításait nem kell bejegyezni, de egy régi keretszerződéshez tartozó, új dátummal ellátott végrehajtási megrendelést igen.
A nyilvántartásra vonatkozó szabályok jelenlegi szövege nem ír elő külön szankciót a késedelmes vagy hibás bejegyzésért. A 2021-es eredeti változat büntető rendelkezése soha nem lépett hatályba. Ez nem jelenti azt, hogy nincs kockázat. A nyilvántartás nyilvános, így a hiányzó szerződést mindenki látja: a képviselő-testületi tag, az újságíró, az ellenőr. A minisztérium szerint a vezető felel a bejegyzések tény- és jogállapotnak való megfeleléséért. Egyúttal adatkezelőnek is minősül, tehát felelős azért, hogy ne tegyenek közzé a szükségesnél több személyes adatot. A konkrét mulasztás megítélését a hivatal jogászának kell elvégeznie.
Űrlap vagy interfész
A rendszer ingyenes. Az intézmények munkatársai a jsfp.rejestrumow.gov.pl címen jelentkeznek be, a nyilvános betekintés pedig a rejestrumow.gov.pl oldalon érhető el.
Kétféle módon lehet adatokat feltölteni. Az első a böngészőben kitölthető űrlap. A második a programozási felület (API), amelyet a rendelet ír elő, és amelyet a minisztérium honlapja ismertet: lehetővé teszi a szerződések közzétételét és frissítését, visszavonását, valamint a közzétett adatok lekérdezését. A minisztérium tesztkörnyezetet is biztosít.
Hogy az Önök rendszere használja-e ezt az interfészt, egyenesen a szolgáltatótól kell megkérdezni: már ma is működik-e ez, a jelenlegi szerződés keretében vagy felárért.
A lánc: számla, ügy, szerződés, nyilvántartás, könyvelés
A nyilvántartás nem önálló feladat, hanem láncszem abban a körforgásban, amelyet a hivatal amúgy is folytat.
A szerződés egy, az EZD-osztályú rendszerben (elektronikus iratkezelő és ügyviteli rendszer) vezetett ügy keretében jön létre. A kincstárnok ellenjegyzi, a kötelezettségvállalás pedig bekerül a pénzügyi-könyvelési rendszerbe. Ezt követően érkezik a KSeF-ből (lengyel elektronikus számlázási rendszer) a számla, amelyet a szerződéshez kell kapcsolni és le kell írni. A nyilvántartásnak már ennek a folyamatnak a legelejéről szüksége van adatokra: a felekre, a tárgyra, az értékre, a dátumokra.
Ez olyan, mintha ugyanazokat az adatokat négy füzetbe írnák be: az osztályon, a könyvelésben, a hivatal szerződésnyilvántartásában és a központi nyilvántartásban. Minden átírás egy újabb hibalehetőség. Az automatizálás nem egy ötödik füzet megvásárlásáról szól, hanem annak eldöntéséről, melyik az első.
Jellemző nehézség: a szerződéseket az osztályok írják alá, a szerződésnyilvántartást valaki táblázatban vezeti, a könyvelés pedig az első számlánál szerez tudomást a szerződésről. Ilyenkor a 30 nap észrevétlenül telik el, és leginkább az e-mailben visszaigazolt apró megrendelések siklanak ki a figyelem alól.
Mit érdemes ellenőrizni a hivatalban ezen a héten
- Fiókok. Van-e a hivatalnak és minden önálló REGON-számmal rendelkező szervezeti egységnek fiókja és teljes körű jogosultsága, beleértve a szabadság alatti helyettesítést is.
- Felelős. Ki felel a bejegyzések teljességéért. Bevált gyakorlat, ha az a szervezeti egység végzi, amely egyébként is lát minden szerződést, például amely a szerződésnyilvántartást vezeti, a jegyző felügyelete alatt és a kincstárnokkal együttműködve. Ezt rögzítsék a vezető utasításában (zarządzenie).
- Forrás. Hol kapja meg a szerződés a számát, és mettől számítják a 30 napot.
- Kisebb megrendelések. Hogyan kerülnek a nyilvántartásba a közbeszerzési értékhatár alatti, e-mailben vagy megrendelőlapon leadott beszerzések.
- Módosítások. Ki jelenti be a szerződésmódosítást, a felmondást és a szerződés lezárását.
- Nyilvánosság. Ki dönt az információ kizárásáról, és ki ellenőrzi a személyes adatokat közzététel előtt.
- Ellenőrzés. Havonta egyszer az intézmény fiókjából származó jelentés összevetése a könyvelés szerződéslistájával.
- Rendszerek. Kérdés az iratkezelő rendszer és a pénzügyi-könyvelési rendszer szolgáltatóihoz a nyilvántartás interfészének támogatásáról.
Az 1–7. pontok nem igényelnek beszerzést. Hogy ezeket hogyan illesszük be egy szélesebb tervbe, arról a fiókba nem kerülő stratégiáról szóló bejegyzésemben írok.
Források
- A 2009. augusztus 27-i államháztartási törvény (ustawa o finansach publicznych), egységes szerkezetbe foglalt szöveg (9., 34., 34a–34d., 53. cikk)
- A 2025. december 4-i törvény, Dz.U. 2025, poz. 1844 (a nyilvántartásra vonatkozó szabályok új szövege, hatálybalépési határidők)
- A Pénzügyi és Gazdasági Miniszter 2026. március 30-i rendelete a CRU JSFP-ről, Dz.U. 2026, poz. 440
- A 2021. október 14-i törvény, Dz.U. 2021, poz. 2054 (a szabályozás eredeti változata)
- Dz.U. 2022, poz. 1265 és Dz.U. 2023, poz. 1723 (a határidő kitolása 2024. január 1-jére, majd 2026. január 1-jére)
- A közbeszerzési törvény (Prawo zamówień publicznych), egységes szerkezetbe foglalt szöveg (7. cikk 32. pont, 11. cikk 2. bek., 14. cikk)
- Pénzügyminisztérium: Centralny Rejestr Umów JSFP (Központi Szerződésnyilvántartás)
- Pénzügyminisztérium: gyakran ismételt kérdések
- Pénzügyminisztérium: a CRU JSFP informatikai rendszere
- Pénzügyminisztérium: a CRU JSFP rendszer API-ja
- Pénzügyminisztérium: a 2026. július 1-jei kulcsfontosságú szakasz
Jogi állapot: 2026. október 4.